Vous êtes candidat à la Certification Unique Qualiopi, vous devez préparer l’ensemble des documents qui seront audités dans le respect des 7 critères et des 32 indicateurs.
Si la constitution de ce dossier est chronophage et anxiogène, BGS Formation peut vous accompagner dans cette démarche préparatoire :
- Analyse-diagnostic de votre situation actuelle au regard des attendus de votre certificateur
- Accompagnement dans la démarche qualité pour la co-construction des outils et prérequis nécessaires à votre certification
Vous devez en parallèle choisir un organisme certificateur dans la liste des certificateurs validés par le COFRAC (liste des organismes).
Le conseil de BGS Formation : Anticipez votre demande auprès de l’organisme choisi car les délais risquent d’être longs compte-tenu du nombre important des Organismes de Formation (OF) à auditer.
L’organisme certificateur dans un délai maximal de 30 jours calendaires, après réception du contrat conclu avec l’OF candidat, propose la date de l’audit.
L’organisme certificateur choisi vous demandera dans un 1er temps de lui fournir les informations ci-dessous avant de formaliser sa proposition contractuelle d’audit :
- La raison sociale de l’organisme et un contact ;
- Un extrait Kbiss ;
- Le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la copie de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de trois mois ;
- Les types d’actions concernés par la certification ;
- La liste exhaustive des sites dépendant du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité concerné ;
- Les preuves de certifications déjà obtenues, leur validité et périmètre ;
- La période souhaitée pour l’audit ;
- Le dernier bilan pédagogique et financier disponible.
L’organisme certificateur réalise l’audit dans les locaux de l’OF. Toutefois, dans le cas où celui-ci ne dispose pas de locaux dédiés, les parties peuvent convenir du lieu de réalisation de l’audit.
L’OF s’engage à disposer de tous les éléments de preuves permettant d’attester de la conformité au référentiel et susceptibles d’être demandés par l’auditeur lors de l’audit. L’absence de preuve le jour de l’audit fera l’objet d’une non-conformité majeure.
Audit de surveillance
L’audit de surveillance est réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la date d’obtention de la certification.
L’audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliquée. L’audit de surveillance peut donner lieu au constat de non-conformité(s) avec le référentiel. Une attention particulière est prêtée aux non-conformités identifiées lors du précédent audit ainsi qu’à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.
Audit de renouvellement
La décision de renouvellement doit intervenir avant l’expiration de la certification, elle se fait à la fin de la 3ème année. Cet audit a lieu sur place et va donner lieu à un nouveau certificat valable 3 ans.
Durée d’audit
La durée de l’audit est variable selon le nombre de formations, le CA développé (moins de 150 k€, entre 150 et 750 k€, plus de 750 k, site unique ou multisites…
Pour information, pour un OF avec moins de 150 k€, un seul site, sans certification, l’audit sera de 1 journée.
Traitement des non-conformités
L’auditeur peut relever 2 types de non-conformités au regard des attendus de la Certification Unique Qualiopi.
- Non-conformité partielle: dans l’échantillon audité il s’agit d’une non-conformité mineure caractérisée par une information incomplète ou une mise en œuvre partielle des mesures définies,
- Non-conformité majeure : dans l’échantillon audité le non-respect par exemple de l’indicateur 10/critère 3 entraîne une non-conformité majeure (même dans le cas on la non-conformité est partielle).
Prix de la certification
Les prix varient en fonction des organismes certificateurs.
Dans notre prochaine newsletter : l’interview de Béatrice Gallois de BGS Formations qui a répondu à tous les critères de la certification ! Elle nous fera la synthèse de son audit et vous fera partager son vécu !